Deskripsi Profesi
Receptionist adalah profesional yang bertugas menyambut tamu, mengelola panggilan telepon, serta membantu berbagai kebutuhan administratif di garis depan perusahaan. Meski terlihat sederhana, peran receptionist sangat penting karena mereka menjadi representasi pertama dari citra dan profesionalisme perusahaan kepada pihak eksternal.
Profesi receptionist banyak ditemukan di berbagai jenis organisasi, termasuk kantor perusahaan, hotel, rumah sakit, lembaga pendidikan, dan klinik. Selain menyapa tamu, receptionist juga bertanggung jawab terhadap pengaturan jadwal, pengarsipan dokumen ringan, serta membantu kelancaran komunikasi antar departemen.
Tugas dan Tanggung Jawab Receptionist
Menyambut dan Melayani Tamu
Receptionist bertugas menerima tamu yang datang dengan ramah dan profesional, mencatat kehadiran, serta mengarahkan mereka ke bagian atau orang yang dituju.
Menjawab dan Meneruskan Telepon
Panggilan telepon yang masuk ke perusahaan akan diterima oleh receptionist. Mereka menjawab pertanyaan dasar, mencatat pesan, dan meneruskan panggilan ke pihak terkait jika diperlukan.
Mengelola Jadwal dan Booking
Beberapa receptionist juga bertanggung jawab mengatur jadwal pertemuan, reservasi ruang rapat, atau booking layanan di lingkungan kerja mereka, seperti di hotel atau klinik.
Administrasi Ringan
Tugas administratif seperti mencetak dokumen, menerima kiriman dokumen atau paket, dan mengatur surat-menyurat ringan sering menjadi bagian dari tanggung jawab receptionist.
Menjaga Area Front Office
Receptionist memastikan area resepsionis selalu rapi, bersih, dan siap menyambut tamu setiap saat.
Skill dan Kualifikasi Receptionist
Hard Skill:
- Penguasaan Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Kemampuan mengoperasikan sistem telepon dan reservasi
- Bahasa Inggris (minimal pasif, aktif menjadi nilai tambah)
- Administrasi dasar
Soft Skill:
- Komunikasi yang sopan dan profesional
- Penampilan rapi dan ramah
- Multi-tasking dan ketenangan dalam bekerja
- Kemampuan menyelesaikan masalah kecil dengan cepat
Kualifikasi Umum:
- Minimal lulusan SMA/SMK (jurusan administrasi perkantoran diutamakan)
- D3/S1 di bidang sekretari, komunikasi, atau perhotelan menjadi nilai tambah
- Pengalaman 0–2 tahun, fresh graduate diterima
- Berpenampilan menarik, profesional, dan komunikatif
Jenjang Karir Receptionist
- Receptionist – Posisi entry-level yang fokus pada layanan tamu dan telepon.
- Senior Receptionist / Head Receptionist – Mengkoordinasi tim front office dan jadwal shift.
- Admin Officer / Front Office Supervisor – Bertugas menangani dokumen dan proses administrasi yang lebih kompleks.
- Customer Service Executive / Sekretaris / Executive Assistant – Naik ke posisi yang lebih strategis dalam pelayanan atau pendampingan manajerial.
- Office Manager – Mengelola seluruh proses operasional kantor termasuk front desk dan fasilitas.
Gaji Receptionist di Indonesia (2025)
| Level Pengalaman | Kisaran Gaji per Bulan |
|---|---|
| Entry-Level (0–2 tahun) | Rp3 juta – Rp5 juta |
| Mid-Level (2–5 tahun) | Rp5 juta – Rp7 juta |
| Senior / Supervisor | Rp7 juta – Rp10 juta |
Nilai gaji bisa bervariasi tergantung industri (perhotelan, medis, korporasi), lokasi, dan kemampuan bahasa asing.
Kelebihan dan Tantangan Profesi Receptionist
Kelebihan:
- Peluang masuk ke banyak industri
- Interaksi sosial tinggi dan memperluas relasi
- Bisa menjadi batu loncatan ke bidang administrasi dan pelayanan lainnya
Tantangan:
- Harus selalu tampil profesional dan tenang meski dalam situasi sibuk
- Rentan menghadapi tamu yang kurang sopan atau situasi mendesak
- Tuntutan multitasking dan fokus tinggi
Tips Sukses Menjadi Receptionist
- Latih komunikasi verbal dan nonverbal agar sopan dan efisien
- Jaga penampilan dan bahasa tubuh yang positif
- Kenali struktur organisasi perusahaan untuk memudahkan tamu
- Gunakan sistem pencatatan dan pengelolaan jadwal dengan rapi
- Ikuti pelatihan hospitality atau layanan pelanggan jika tersedia
FAQ tentang profesi Receptionist
Apakah receptionist hanya untuk perempuan?
Tidak. Meski sering diisi oleh perempuan, pria juga bisa menjadi receptionist, terutama di hotel, rumah sakit, atau klinik.
Apakah receptionist harus bisa bahasa Inggris?
Tidak selalu, tapi menjadi nilai tambah besar, apalagi di perusahaan internasional atau industri perhotelan.
Apakah receptionist harus punya gelar kuliah?
Tidak. Banyak posisi receptionist dapat dilamar oleh lulusan SMA/SMK, asalkan memiliki penampilan menarik dan komunikasi yang baik.
Apa perbedaan receptionist dengan front office?
Receptionist adalah bagian dari tim front office. Front office mencakup seluruh personel di bagian depan layanan tamu (termasuk concierge, customer service, dan lainnya).
Apakah receptionist hanya duduk dan menerima telepon?
Tidak. Receptionist juga bertugas menangani tamu, surat menyurat, pengelolaan jadwal, dan membantu bagian administrasi.
Apakah profesi receptionist ini bisa berkembang?
Bisa. Banyak yang memulai dari receptionist lalu naik ke posisi sekretaris, customer service, hingga office manager.
Apa industri yang paling banyak membutuhkan receptionist?
Perhotelan, perkantoran, rumah sakit, klinik kecantikan, lembaga pendidikan, hingga perusahaan startup dan legal firm.
Kesimpulan
Receptionist adalah wajah pertama perusahaan yang memainkan peran penting dalam membentuk kesan awal yang positif kepada tamu dan klien. Meskipun terlihat sebagai posisi awal, receptionist memegang peran vital dalam kelancaran operasional kantor dan menjadi pintu awal untuk berkembang ke posisi administratif dan pelayanan yang lebih tinggi.
2 thoughts on “Mengenal Profesi Receptionist: Wajah Pertama Perusahaan yang Penuh Peran”