Purchasing Staff adalah profesional yang bertanggung jawab dalam proses pengadaan barang, bahan baku, atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tugas mereka meliputi mencari pemasok, melakukan negosiasi harga, mengelola pembelian, serta memastikan barang atau jasa tersebut sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.
Profesi ini berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, terutama pada sektor manufaktur, ritel, dan distribusi. Purchasing Staff juga harus memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas, sehingga perusahaan dapat mencapai efisiensi biaya.
Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
1. Melakukan Riset dan Pemilihan Pemasok
Purchasing Staff bertanggung jawab mencari pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau bahan baku sesuai kebutuhan perusahaan. Mereka melakukan riset pasar untuk menemukan pemasok terbaik dari segi kualitas, harga, dan reputasi.
2. Mengelola Proses Pengadaan
Setelah menemukan pemasok yang sesuai, Purchasing Staff membuat permintaan pembelian (purchase request) dan melanjutkannya ke tahap pembuatan pesanan (purchase order). Mereka memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar dan sesuai dengan prosedur.
3. Melakukan Negosiasi Harga
Salah satu tugas utama Purchasing Staff adalah bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik, termasuk syarat pembayaran dan pengiriman yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
4. Mengawasi Kedatangan Barang
Setelah pesanan dilakukan, mereka memantau status pengiriman dan memastikan barang tiba tepat waktu. Jika ada keterlambatan atau masalah lain, mereka akan berkoordinasi dengan pemasok untuk mencari solusi.
5. Melakukan Pemeriksaan Kualitas
Purchasing Staff bertanggung jawab melakukan pemeriksaan awal terhadap barang yang diterima guna memastikan kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam kontrak pembelian.
6. Mencatat dan Mengelola Dokumen Pembelian
Semua transaksi pembelian didokumentasikan secara terperinci. Purchasing Staff memastikan bahwa faktur, bukti pembayaran, dan dokumen lainnya disimpan dengan baik untuk keperluan audit dan pengelolaan anggaran.
7. Menjalin Hubungan dengan Pemasok
Mereka menjaga hubungan baik dengan pemasok untuk memastikan adanya kerjasama yang berkelanjutan. Hubungan yang baik dapat membantu perusahaan memperoleh prioritas dalam pemenuhan barang atau harga khusus.
Skill dan Kualifikasi
Hard Skill:
Pemahaman tentang proses pembelian dan pengadaan barang
Kemampuan negosiasi dan komunikasi bisnis
Analisis pasar dan riset pemasok
Pengelolaan dokumen pembelian dan kontrak
Penggunaan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning)
Soft Skill:
Komunikasi interpersonal yang baik
Keterampilan analisis dan pemecahan masalah
Kemampuan manajemen waktu
Detail dan teliti dalam pencatatan
Kemampuan bekerja di bawah tekanan
Kualifikasi Pendidikan:
Minimal S1 Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait
Pengalaman 1-2 tahun di bidang pembelian atau logistik lebih diutamakan
Sertifikasi manajemen pengadaan (jika ada)
Jenjang Karir
Purchasing Assistant Mendukung tim purchasing dengan tugas administratif dan pencatatan data.
Purchasing Staff Bertanggung jawab penuh dalam proses pembelian dan pemilihan pemasok.
Purchasing Supervisor Mengawasi tim purchasing dan bertanggung jawab pada perencanaan pengadaan.
Purchasing Manager Mengelola seluruh kegiatan pengadaan perusahaan, termasuk merumuskan strategi pembelian.
Procurement Director Bertanggung jawab atas kebijakan pembelian dan pengadaan pada tingkat strategis perusahaan.
Gaji Admin Purchasing / Purchasing Staff di Indonesia (2025)
Junior Purchasing Staff: Rp4 juta – Rp6 juta/bulan
Mid-level Purchasing Staff: Rp6 juta – Rp10 juta/bulan
Senior Purchasing Staff: Rp10 juta – Rp15 juta/bulan
Purchasing Supervisor: Rp15 juta – Rp20 juta/bulan
Purchasing Manager: Rp20 juta – Rp30 juta/bulan
Gaji dapat bervariasi tergantung lokasi perusahaan, skala bisnis, dan pengalaman kerja.
Tantangan dan Kelebihan Profesi Ini
Tantangan:
Kesulitan dalam mendapatkan pemasok yang andal
Tekanan untuk menekan biaya tanpa mengurangi kualitas
Menghadapi perubahan harga pasar yang fluktuatif
Kelebihan:
Prospek karir luas di berbagai sektor industri
Pengalaman negosiasi yang berguna dalam banyak bidang
Gaji dan tunjangan yang cukup kompetitif
Tips untuk Pemula
Bangun kemampuan negosiasi sejak awal, baik melalui kursus maupun praktek langsung
Biasakan diri dengan perangkat lunak ERP dan sistem manajemen pengadaan
Pelajari proses pembelian yang efektif melalui simulasi dan studi kasus
Bangun hubungan baik dengan pemasok dan pelajari teknik komunikasi bisnis
Selalu perbarui pengetahuan tentang tren pasar dan harga bahan baku
FAQ tentang Karir Admin Purchasing / Purchasing Staff
Apa perbedaan antara purchasing dan procurement?
Purchasing lebih fokus pada proses pembelian barang, sementara procurement mencakup perencanaan strategis pengadaan secara menyeluruh.
Tidak wajib, tetapi sertifikasi seperti Certified Professional in Supply Management (CPSM) akan menjadi nilai tambah.
Apakah bekerja sebagai Purchasing Staff harus memahami logistik?
Ya, karena pembelian sering melibatkan pengiriman barang dan koordinasi logistik.
Apakah ada peluang bekerja di luar negeri?
Ya, terutama di perusahaan multinasional atau sektor manufaktur global.
Bagaimana meningkatkan keterampilan negosiasi?
Ikuti pelatihan negosiasi, praktekkan dalam keseharian, dan pelajari teknik negosiasi dari pakar.
Apakah pekerjaan ini penuh tekanan?
Kadang-kadang, terutama jika ada target penghematan biaya atau kendala dalam pengadaan.
Apakah pekerjaan ini membutuhkan mobilitas tinggi?
Tidak selalu, tetapi terkadang ada kunjungan ke pemasok atau pabrik.
Bagaimana cara memilih pemasok terbaik?
Lakukan analisis komparatif berdasarkan kualitas produk, harga, dan reputasi pemasok.
Kesimpulan
Profesi Purchasing Staff sangat penting dalam mendukung efisiensi pengadaan barang di perusahaan. Dengan kemampuan negosiasi yang baik dan manajemen pembelian yang terstruktur, profesi ini menawarkan peluang karir yang menjanjikan di berbagai industri.
2 thoughts on “Purchasing Staff: Ahli Pengadaan Barang dan Bahan di Perusahaan”