Mengenal Profesi HRGA Staff (Human Resources & General Affairs Staff)

Dalam sebuah perusahaan, ada banyak hal yang harus berjalan dengan baik agar aktivitas kerja dapat berlangsung lancar. Tidak hanya urusan produksi, penjualan, atau keuangan, tetapi juga pengelolaan karyawan dan berbagai kebutuhan operasional kantor.

Di sinilah HRGA Staff memiliki peran penting. HRGA merupakan singkatan dari Human Resources & General Affairs, yaitu fungsi yang menggabungkan pengelolaan sumber daya manusia dengan urusan umum dan operasional perusahaan.

Profesi ini cukup banyak ditemukan di berbagai perusahaan, mulai dari manufaktur, FMCG, retail, jasa, hingga perusahaan teknologi. Menariknya, HRGA Staff biasanya memiliki pekerjaan yang cukup beragam karena menangani dua area sekaligus, yaitu Human Resources (HR) dan General Affairs (GA).

Deskripsi Profesi HRGA Staff

HRGA Staff adalah profesional yang bertanggung jawab membantu pengelolaan sumber daya manusia sekaligus berbagai kebutuhan umum dan operasional perusahaan.

Dari sisi HR, HRGA Staff dapat terlibat dalam administrasi karyawan, absensi, cuti, payroll support, rekrutmen, onboarding, hingga pengelolaan data karyawan.

Sementara dari sisi General Affairs, pekerjaannya dapat mencakup pengelolaan fasilitas kantor, inventaris, kendaraan operasional, kebutuhan ATK, hubungan dengan vendor, hingga memastikan lingkungan kerja tetap nyaman dan mendukung aktivitas karyawan.

Karena cakupan pekerjaannya cukup luas, HRGA Staff dituntut memiliki kemampuan administrasi yang baik sekaligus mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak.

Pada perusahaan kecil atau menengah, HRGA bahkan sering menjadi salah satu posisi yang menangani berbagai kebutuhan administrasi perusahaan secara cukup luas. Sementara pada perusahaan besar, fungsi HR dan GA biasanya memiliki pembagian tugas yang lebih spesifik.

Tugas dan Tanggung Jawab HRGA Staff

Mengelola Administrasi Karyawan

Salah satu tugas utama HRGA Staff adalah membantu mengelola administrasi karyawan. Data yang dikelola dapat mencakup data pribadi karyawan, kontrak kerja, absensi, cuti, izin, mutasi, hingga dokumen administrasi lainnya.

Ketelitian sangat diperlukan karena kesalahan dalam data karyawan dapat berdampak pada proses administrasi berikutnya.

Mengelola Absensi dan Kehadiran

HRGA Staff biasanya ikut memantau data kehadiran karyawan, termasuk keterlambatan, izin, cuti, sakit, dan ketidakhadiran.

Data absensi juga dapat digunakan sebagai salah satu dasar untuk proses payroll atau laporan kehadiran kepada manajemen.

Mendukung Proses Rekrutmen

Dalam beberapa perusahaan, HRGA Staff juga membantu proses rekrutmen. Tugasnya dapat berupa memasang lowongan, melakukan screening CV awal, menghubungi kandidat, menjadwalkan interview, hingga menyiapkan dokumen administrasi karyawan baru.

Namun, tingkat keterlibatan HRGA dalam rekrutmen dapat berbeda-beda tergantung struktur organisasi perusahaan.

Mengurus Proses Onboarding Karyawan

Ketika karyawan baru bergabung, HRGA Staff dapat membantu memastikan proses onboarding berjalan lancar.

Hal tersebut dapat mencakup menyiapkan dokumen, kartu identitas, akun atau akses tertentu, perlengkapan kerja, pengenalan peraturan perusahaan, hingga koordinasi dengan departemen terkait.

Membantu Administrasi Payroll

HRGA Staff juga dapat berperan dalam menyiapkan data yang diperlukan untuk proses penggajian.

Misalnya, HRGA membantu menyediakan data kehadiran, lembur, cuti, tunjangan, atau komponen administrasi lainnya yang kemudian diproses oleh tim payroll atau finance.

Pada perusahaan tertentu, HRGA Staff bahkan dapat terlibat langsung dalam proses payroll.

Mengelola Dokumen dan Data Karyawan

Dokumen karyawan harus disimpan dan dikelola dengan rapi. HRGA Staff bertanggung jawab membantu memastikan dokumen tersebut tersedia, diperbarui, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Karena berhubungan dengan informasi internal karyawan, pengelolaan data juga membutuhkan kehati-hatian dan menjaga kerahasiaan informasi.

Mengelola Fasilitas Kantor

Dari sisi General Affairs, HRGA Staff dapat bertanggung jawab terhadap berbagai fasilitas kantor.

Contohnya adalah ruang kerja, ruang meeting, peralatan kantor, fasilitas umum, hingga kebutuhan operasional lainnya.

Tujuannya adalah memastikan fasilitas tersebut dapat digunakan dengan baik oleh karyawan.

Mengelola Inventaris dan Aset Perusahaan

HRGA Staff dapat membantu melakukan pencatatan dan pengawasan terhadap aset perusahaan seperti komputer, printer, meja, kursi, kendaraan, dan perlengkapan operasional lainnya.

Pencatatan yang baik membantu perusahaan mengetahui kondisi dan keberadaan aset yang dimiliki.

Mengelola Kebutuhan ATK dan Perlengkapan Kantor

Kebutuhan seperti kertas, alat tulis, tinta printer, perlengkapan meeting, dan berbagai kebutuhan kantor lainnya juga dapat menjadi tanggung jawab HRGA.

HRGA perlu memastikan kebutuhan tersebut tersedia tanpa menyebabkan pemborosan anggaran.

Berkoordinasi dengan Vendor

Perusahaan biasanya bekerja sama dengan berbagai vendor untuk mendukung kegiatan operasional, misalnya vendor kebersihan, keamanan, maintenance, katering, transportasi, hingga penyedia perlengkapan kantor.

HRGA Staff dapat menjadi pihak yang berkomunikasi dan berkoordinasi dengan vendor tersebut.

Mengelola Kendaraan Operasional

Pada perusahaan yang memiliki kendaraan operasional, HRGA dapat membantu mengelola penggunaan kendaraan, jadwal pemakaian, administrasi kendaraan, hingga koordinasi perawatan.

Tanggung jawab ini biasanya lebih banyak ditemukan pada perusahaan yang memiliki aktivitas operasional lapangan.

Menangani Kebutuhan Operasional Kantor

HRGA sering menjadi salah satu pihak yang dihubungi ketika terdapat kebutuhan atau masalah terkait operasional kantor.

Misalnya, fasilitas rusak, kebutuhan perlengkapan kerja, masalah ruangan, kebutuhan vendor, atau berbagai kebutuhan umum lainnya.

Mendukung Kegiatan Internal Perusahaan

HRGA juga dapat terlibat dalam berbagai kegiatan internal perusahaan seperti gathering, pelatihan, acara perusahaan, employee engagement, kegiatan sosial, hingga perayaan tertentu.

Pekerjaan ini membutuhkan kemampuan koordinasi dan perencanaan yang baik.

Membuat Laporan HR dan General Affairs

Berbagai aktivitas HR dan GA perlu didokumentasikan dalam bentuk laporan.

HRGA Staff dapat membuat laporan mengenai absensi, jumlah karyawan, penggunaan fasilitas, inventaris, pengadaan kebutuhan kantor, biaya operasional, hingga laporan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Skill yang Dibutuhkan HRGA Staff

Untuk bekerja sebagai HRGA Staff, beberapa kemampuan berikut akan sangat membantu.

1. Administrasi

Kemampuan administrasi merupakan salah satu skill paling penting. HRGA harus mampu mengelola dokumen, data, formulir, dan laporan secara sistematis.

2. Microsoft Office

Kemampuan menggunakan Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint cukup penting.

Terutama Excel karena sering digunakan untuk mengolah data karyawan, absensi, inventaris, laporan, dan administrasi lainnya.

3. Komunikasi

HRGA berinteraksi dengan banyak pihak, mulai dari karyawan, atasan, vendor, kandidat, hingga departemen lain.

Karena itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan.

4. Organisasi dan Manajemen Waktu

Pekerjaan HRGA bisa berubah-ubah dengan cepat. Dalam satu hari, seseorang bisa mengurus administrasi karyawan sekaligus menangani kebutuhan fasilitas kantor.

Kemampuan menentukan prioritas menjadi sangat penting.

5. Problem Solving

HRGA sering menjadi pihak yang membantu menyelesaikan berbagai masalah operasional.

Karena itu, kemampuan mencari solusi secara cepat dan tepat akan menjadi nilai tambah.

6. Ketelitian

Kesalahan kecil dalam administrasi karyawan, absensi, dokumen, maupun inventaris dapat menimbulkan masalah.

HRGA perlu memiliki tingkat ketelitian yang tinggi.

7. Negosiasi

Kemampuan negosiasi berguna terutama ketika HRGA berhubungan dengan vendor, supplier, atau penyedia jasa.

8. Kerahasiaan Data

HRGA menangani berbagai informasi internal perusahaan dan data karyawan. Karena itu, integritas dan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi sangat penting.

9. Basic Human Resources

Pemahaman mengenai administrasi HR, rekrutmen, absensi, cuti, payroll, hubungan kerja, dan kebijakan perusahaan akan membantu seseorang menjalankan pekerjaan dengan lebih baik.

10. Basic General Affairs

Selain HR, pemahaman mengenai pengelolaan aset, fasilitas, vendor, inventaris, dan kebutuhan operasional juga penting.

Kualifikasi Umum HRGA Staff

Kualifikasi HRGA Staff dapat berbeda tergantung perusahaan. Namun, secara umum beberapa persyaratan yang sering ditemukan antara lain:

• Minimal lulusan SMA/SMK atau D3/S1, tergantung level dan perusahaan.
• Jurusan Psikologi, Manajemen, Administrasi, Hukum, atau bidang terkait dapat menjadi nilai tambah.
• Menguasai Microsoft Office, terutama Excel.
• Memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Teliti dan mampu mengelola banyak pekerjaan.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim.
• Mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.
• Memiliki kemampuan problem solving.
• Bersedia bekerja dengan berbagai tugas administratif dan operasional.

Untuk perusahaan manufaktur, posisi HRGA yang ditempatkan di area pabrik juga dapat membutuhkan kesiapan bekerja di lingkungan operasional dan berkoordinasi dengan banyak bagian.

Perbedaan HRGA Staff dengan HR Staff

Meskipun memiliki beberapa tugas yang sama, HRGA Staff memiliki cakupan pekerjaan yang lebih luas.

HR Staff umumnya lebih berfokus pada pengelolaan sumber daya manusia, seperti rekrutmen, administrasi karyawan, training, performance management, dan employee relations.

Sementara HRGA Staff menggabungkan pekerjaan HR dengan General Affairs.

Dengan demikian, HRGA dapat menangani administrasi karyawan sekaligus fasilitas kantor, inventaris, vendor, aset, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Perbedaan HRGA Staff dengan General Affairs Staff

General Affairs Staff lebih berfokus pada kebutuhan umum dan operasional perusahaan.

Sementara HRGA Staff menangani dua fungsi, yaitu Human Resources dan General Affairs.

Namun, struktur pekerjaan setiap perusahaan berbeda. Pada perusahaan tertentu, HR dan GA berada dalam satu departemen, sedangkan perusahaan lainnya memisahkan kedua fungsi tersebut.

Jenjang Karier HRGA Staff

Karier di bidang HRGA dapat berkembang ke posisi yang lebih tinggi, baik di bidang HR maupun General Affairs.

1. HRGA Staff / Junior HRGA

Pada tahap awal, pekerjaan biasanya lebih banyak berkaitan dengan administrasi, pengelolaan data, absensi, dokumen, inventaris, dan membantu pekerjaan HRGA lainnya.

2. Senior HRGA Staff

Setelah memiliki pengalaman, seseorang dapat menjadi Senior HRGA Staff dengan tanggung jawab yang lebih besar.

Selain menangani pekerjaan administratif, Senior HRGA biasanya mulai melakukan koordinasi dan membantu mengawasi pekerjaan anggota tim lainnya.

3. HRGA Supervisor

Pada level supervisor, tanggung jawab mulai bergeser dari pekerjaan administratif ke pengawasan dan koordinasi.

HRGA Supervisor memastikan aktivitas HR dan GA berjalan sesuai prosedur perusahaan.

4. HRGA Assistant Manager

Pada perusahaan yang memiliki struktur organisasi lebih besar, jenjang berikutnya dapat berupa Assistant Manager.

Posisi ini memiliki tanggung jawab lebih strategis dan mulai banyak berhubungan dengan kebijakan serta kebutuhan manajemen.

5. HRGA Manager

HRGA Manager bertanggung jawab mengelola fungsi HR dan General Affairs secara lebih menyeluruh.

Ia dapat terlibat dalam perencanaan SDM, kebijakan perusahaan, pengelolaan fasilitas, anggaran GA, employee relations, hingga koordinasi dengan manajemen.

6. HR Manager / HRGA Head

Setelah memiliki pengalaman yang cukup luas, seorang HRGA profesional dapat mengembangkan karier ke posisi seperti HR Manager, HRGA Head, atau Head of Human Resources & General Affairs.

Karier juga dapat dialihkan ke bidang yang lebih spesifik seperti HR Operations, Compensation & Benefits, Industrial Relations, Talent Management, atau General Affairs Management.

Kisaran Gaji HRGA Staff

Gaji HRGA Staff sangat bervariasi tergantung lokasi, industri, skala perusahaan, pengalaman, dan cakupan pekerjaan.

Sebagai gambaran umum, kisaran berikut dapat digunakan sebagai ilustrasi:

Angka tersebut bukan standar gaji resmi dan dapat berbeda cukup jauh antarwilayah dan perusahaan. Perusahaan besar atau industri tertentu juga dapat memberikan benefit tambahan seperti tunjangan transportasi, makan, kesehatan, bonus, atau fasilitas lainnya.

Kelebihan Menjadi HRGA Staff

Profesi HRGA memiliki beberapa kelebihan yang menarik bagi pencari kerja.

Memiliki Pekerjaan yang Beragam

HRGA tidak hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan. Anda dapat terlibat dalam administrasi HR, rekrutmen, fasilitas, vendor, hingga kegiatan perusahaan.

Memahami Bisnis dari Banyak Sisi

Karena berinteraksi dengan banyak departemen, HRGA memiliki kesempatan memahami bagaimana sebuah perusahaan beroperasi.

Peluang Karier Cukup Luas

Pengalaman HRGA dapat menjadi dasar untuk berkembang ke berbagai bidang seperti HR Operations, General Affairs, Recruitment, Industrial Relations, atau posisi manajerial.

Banyak Dibutuhkan Perusahaan

Hampir setiap perusahaan membutuhkan fungsi HR dan General Affairs, meskipun struktur dan nama posisinya dapat berbeda.

Tantangan Menjadi HRGA Staff

Di balik kelebihannya, pekerjaan HRGA juga memiliki beberapa tantangan.

Pekerjaan Sangat Beragam

Banyaknya jenis pekerjaan dapat membuat HRGA harus berpindah fokus dengan cepat.

Harus Berhadapan dengan Banyak Orang

HRGA berinteraksi dengan karyawan dari berbagai level dan karakter. Kemampuan menghadapi orang dengan profesional sangat penting.

Harus Teliti

Kesalahan administrasi dapat menimbulkan dampak bagi karyawan maupun perusahaan.

Sering Menangani Masalah Mendadak

Masalah fasilitas, administrasi, atau kebutuhan operasional dapat muncul secara tiba-tiba sehingga HRGA harus mampu menentukan prioritas.

Tips Menjadi HRGA Staff yang Profesional

Jika Anda tertarik berkarier sebagai HRGA Staff, beberapa langkah berikut dapat membantu.

Pertama, kuasai Excel. Kemampuan menggunakan formula, sorting, filtering, pivot table, dan pengolahan data akan sangat membantu pekerjaan sehari-hari.

Kedua, pelajari dasar-dasar HR. Pahami administrasi karyawan, absensi, cuti, payroll, rekrutmen, onboarding, dan proses HR lainnya.

Ketiga, pahami pekerjaan General Affairs. Pelajari dasar pengelolaan aset, inventaris, vendor, fasilitas, pengadaan kebutuhan kantor, dan administrasi operasional.

Keempat, tingkatkan kemampuan komunikasi. HRGA berhubungan dengan banyak orang sehingga kemampuan menyampaikan informasi secara jelas dan profesional sangat penting.

Kelima, bangun kemampuan problem solving. Jangan hanya terbiasa menjalankan prosedur. Belajarlah memahami penyebab masalah dan mencari solusi yang efektif.

Keenam, jaga integritas dan kerahasiaan. HRGA dapat mengakses berbagai informasi internal perusahaan. Kepercayaan merupakan modal penting dalam profesi ini.

FAQ tentang HRGA Staff

Kesimpulan

HRGA Staff merupakan profesi yang menggabungkan fungsi Human Resources dan General Affairs dalam sebuah perusahaan. Pekerjaannya tidak hanya berhubungan dengan administrasi karyawan, tetapi juga berbagai kebutuhan operasional seperti fasilitas, inventaris, aset, vendor, dan kegiatan internal perusahaan.

Profesi ini cocok bagi Anda yang menyukai pekerjaan administratif, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, teliti, mampu mengatur banyak pekerjaan, dan senang berinteraksi dengan berbagai orang.

Menariknya, pengalaman sebagai HRGA Staff juga dapat menjadi fondasi untuk membangun karier yang lebih spesifik di bidang Human Resources maupun General Affairs. Dengan meningkatkan kemampuan administrasi, Excel, komunikasi, problem solving, serta pemahaman mengenai HR dan operasional perusahaan, peluang untuk berkembang ke posisi senior dan manajerial akan semakin terbuka.